Kodėl dalis Lietuvos įmonių vis dar dirba kaip 2010-aisiais?

Nors verslo pasaulis šiandien kalba apie dirbtinį intelektą, automatizaciją ir skaitmenizaciją, dalis Lietuvos įmonių vis dar dirba taip, lyg technologinė revoliucija būtų sustojusi prieš penkiolika metų.

Failai siunčiami el. paštu pirmyn ir atgal, dokumentai saugomi darbuotojų kompiuteriuose, o svarbios sutartys kartais ieškomos per kelis skirtingus „Google Drive“ aplankus. Vieni darbuotojai informaciją laiko savo telefone, kiti – stalčiuose, treti apskritai nežino, kur yra naujausia dokumento versija.

Specialistai sako, kad daliai verslų netvarkingi procesai atrodo „normalus darbas“, nes taip dirbta daugelį metų. Problema tampa matoma tik tada, kai įmonė pradeda augti greičiau ir sena sistema paprasčiausiai nebeatlaiko.

Didžiausias stabdis dažnai yra ne pinigai, o mąstymas

Dalis verslų vis dar įsivaizduoja, kad skaitmenizacija reiškia brangias sistemas, ilgus mokymus ir sudėtingus pokyčius, todėl įmonės procesų atnaujinimą atideda metų metus. Tačiau specialistai pastebi, kad pagrindinė problema dažnai slypi ne technologijose. Problema – požiūris.

Kai kurios įmonės vis dar vadovaujasi principu „jeigu veikia – neliesk“. Ir nors iš pirmo žvilgsnio atrodo, kad viskas juda, realybėje darbuotojai kasdien praranda milžinišką kiekį laiko ieškodami dokumentų, derindami versijas ar bandydami suprasti, kuris failas yra galutinis. Didelė dalis procesų Lietuvoje vis dar paremti ne sistema, o žmonių atmintimi. O tai ilgainiui tampa labai pavojinga.

Vienam darbuotojui išėjus iš darbo gali prasidėti visiškas chaosas

Specialistai pastebi labai dažną situaciją – įmonėje yra vienas žmogus, kuris „viską žino“. Jis supranta, kur saugomi dokumentai, kaip vyksta procesai ir kas su kuo susiję. Kol tas darbuotojas dirba, atrodo, kad sistema veikia, tačiau vos tik žmogus išeina atostogų arba palieka darbą, paaiškėja, kad pusė informacijos egzistavo tik jo galvoje. Tuomet prasideda dokumentų paieškos, skambučiai buvusiems darbuotojams ir bandymai suprasti, kaip iš tiesų veikia vidiniai procesai.

Būtent dėl to vis daugiau įmonių pradeda investuoti į inovacijas ir dokumentų valdymo sistema leidžia centralizuoti informaciją ir sumažinti priklausomybę nuo vieno žmogaus. Ir čia kalbama ne tik apie patogumą. Kai kuriais atvejais tai tampa tiesiog būtinybe.

Lietuvos įmonės dažnai skaitmenizuojasi tik „dėl vaizdo“

Įdomu tai, kad dalis verslų techniškai jau yra „skaitmeniniai“, tačiau praktikoje vis dar dirba labai senais metodais. Dokumentai saugomi debesyje, bet darbuotojai vis tiek siunčia vieni kitiems failus el. paštu. Sistemos egzistuoja, tačiau niekas jų normaliai nenaudoja. Dėl to įmonėse atsiranda keistas tarpinis etapas – technologijų daug, bet realios tvarkos vis tiek nėra.

Specialistai sako, kad tikroji skaitmenizacija prasideda ne nuo programos įdiegimo, o nuo procesų peržiūrėjimo. Jei įmonė nekeičia pačio darbo principo, vien nauja sistema problemos neišsprendžia. Taigi, kai kurios organizacijos šiandien turi modernias platformas, tačiau kasdienybėje vis tiek gyvena nuolatiniame chaose.

Darbuotojai pradeda pavargti nuo netvarkingų procesų

Anksčiau buvo įprasta manyti, kad darbuotojus labiausiai vargina didelis darbo kiekis, tačiau šiandien specialistai pastebi kitą problemą – žmones pradeda sekinti nuolatinė netvarka procesuose. Kai kasdien reikia ieškoti dokumentų, klausinėti kolegų, laukti patvirtinimų ar tikrinti skirtingas failų versijas, ilgainiui pradeda augti frustracija. Ir tai tiesiogiai veikia darbo kokybę.

Darbuotojai pavargsta ne tik nuo užduočių.

Jie pavargsta nuo chaoso.

Tuomet įmonės, kurios susitvarko vidinius procesus, dažnai pastebi ne tik greitesnį darbą, bet ir mažesnę įtampą komandoje.

Lietuvoje po truputį keičiasi pats požiūris į efektyvumą

Dar prieš keletą metų daugeliui verslų atrodė, kad dokumentų tvarka yra „administracinė smulkmena“. Šiandien požiūris sparčiai keičiasi. Įmonės pradeda suprasti, kad netvarkingi procesai kainuoja realius pinigus, laiką ir darbuotojų energiją. Kuo didesnė organizacija, tuo stipriau tai jaučiasi.

Ir nors dalis Lietuvos verslų vis dar dirba taip, lyg būtų 2010-ieji, pokytis jau vyksta. Įmonės po truputį pradeda suprasti, kad modernus verslas šiandien reiškia ne tik gražią internetinę svetainę ar aktyvius socialinius tinklus. Modernus verslas prasideda nuo tvarkos viduje.