Projektinio valdymo įdiegimas – Klaipėdos rajono sėkmė
Prieš penkerius metus Vyriausybės kanceliarijos šalies ministerijose diegiama projektinio valdymo sistema buvo garsiai viešinama. Ar ji pateisino lūkesčius, ar visos ministerijos dirba tokiu metodu, kol kas konkrečių atgarsių negirdėti. Tačiau dvi šalies savivaldybės – Vilniaus miesto ir Klaipėdos rajono – pasiryžo eiti šiuo keliu nuosekliai, žingsnis po žingsnio. Kai kurios kitos šalies savivaldybės irgi naudojasi šiuo metodu, tačiau dar nesistemingai.
Šiuo metu rajono Savivaldybėje pagal projektinio valdymo standartą vykdoma 15 projektų. Akylūs „Bangos“ skaitytojai paprašė išsamiau paaiškinti, kas yra tas projektų valdymo modelis.
Pravertė įgyta patirtis
Projektų valdymo sistema leidžia dar geriau ir aiškiau apsibrėžti numatytų projektų tikslus, terminus, identifikuoti ir stebėti rezultatus bei naudas, pasidalinti funkcijas. Tad darbas optimizuojamas taip, kad projektus įgyvendinančios suburtos projektų komandos gali savo užduotis vykdyti itin kokybiškai ir nuosekliai.
Klaipėdos rajono savivaldybės meras Bronius Markauskas atkreipia dėmesį, kad mūsų rajono Savivaldybėje projektinio valdymo sistemos įdiegimo idėja pradėta vystyti dar 2019 metais. Tuomet pravertė įgyta patirtis Žemės ūkio ministerijoje, kai minėtas modelis būtent ten buvo pradėtas taikyti pirmiausia. „Tuo metu Vyriausybės kanceliarijos požiūriu visos ministerijos turėjo dirbti pagal projektinį valdymą. Nežinau, kiek po penkmečio dabar tokių ministerijų yra. Kai buvau žemės ūkio ministras, teko susipažinti su projektinio valdymo teorija, kokią tai duoda organizacijai pridėtinę vertę. Tad 2019 m. rajono Savivaldybėje susiformavusi politinė komanda pradėjome mąstyti, jog šį pažangų ir efektyvų valdymo būdą reikėtų įdiegti ir čia“, – apie pradžią kalba rajono vadovas.
Savivaldybė tada pasirašė bendradarbiavimo sutartį su Vyriausybės kanceliarija dėl mokymų, konsultavimo, įvyko ir keletas susitikimų.
Mero patarėja Toma Tuzovaitė-Markūnienė prisimena konkretų postūmį, padėjusį galutinai apsispręsti dėl projektinio valdymo diegimo. „Pradėjome domėtis, kas gi atsakingas už Gargždų parko sutvarkymą už tam tikrą pinigų sumą, tačiau nė vienos srities specialistas neprisiėmė atsakomybės. Tada jau aiškėjo, kad būtina atsakomybes apibrėžti konkrečiai. Tuomet ir pravertė ankstesnė mūsų projektinio valdymo patirtis Žemės ūkio ministerijoje, tada važiavome į Vyriausybės kanceliariją, tarėmės su ekspertais, kaip tokį modelį pagal standartą galėtume pritaikyti mūsų Savivaldybėje“, – pasakojo mero patarėja. Pasak jos, Savivaldybė visgi apie 70 proc. yra procesinė organizacija: išduodanti tam tikrą leidimą, pažymą, t. y. suteikianti gyventojams tam tikras viešąsias paslaugas. „Visa kita – apie 30 proc. yra projektinė veikla. Tai yra, kai statai, kuri, nori kažką naujai daryti, kompleksiškai įgyvendinti – tai jau yra projektas“, – aiškina T. Tuzovaitė-Markūnienė.
Procesas, padedantis padaryti net neįmanomą
Meras B. Markauskas Gargždų parko sutvarkymo pavyzdžiu akcentuoja, kad toks darbas apima daug Savivaldybės skyrių: ir statybos, ir infrastruktūros, ir viešųjų pirkimų, ir t. t. Tad tikrasis šeimininkas, jei nėra projektinio valdymo, tokioje gausybėje sričių tarsi pasimeta, nebeaišku, kur, kieno atsakomybė. Projektinis valdymas pagal atitinkamą standartą aiškiai viską sustato į vietas: tad nebėra taip, kad daug auklių, o vaikas visgi lieka be galvos.
Projektų valdymas yra procesas, kurio metu planuojama, organizuojama ir kontroliuojama projekto veikla, siekiant jį sėkmingai įvykdyti, laiku, pagal numatytą biudžetą ir pasiekiant iškeltus tikslus. Tai apima aiškių tikslų nustatymą, veiksmų plano sudarymą, išteklių paskirstymą ir projekto eigos stebėjimą nuo pradžios iki pabaigos.
Klaipėdos rajono savivaldybėje projektinio valdymo standartas taikomas nuo 2021 m. Per laikotarpį buvo 21 projektas, dabar yra likę 15. Kaip vieną iš sėkmingiausių projektinio valdymo pavyzdžių T. Tuzovaitė-Markūnienė pateikia per numatytą 9 mėnesių laikotarpį įgyvendintą Klaipėdos rajono gyventojo kortelės projektą. „Mes padarėme tai, kas atrodė net neįmanoma: rezultatas ir naudos pasiektos, tad dabar galime vis tobulinti“, – patirtimi dalijasi mero patarėja, sėkmingo projekto savininkė T. Tuzovaitė-Markūnienė. Kitas kokybiškas pavyzdys – Gargždų daugiafunkcio centro statyba. Projektas baigtas net anksčiau 8 mėnesiais negu buvo suplanuotas terminas. Tai lėmė ir generalinio rangovo, ir Savivaldybės kalbėjimasis ta pačia kalba: mat šios išskirtinės statybos rangovas – bendrovė „Infes“ savo organizacijoje taip pat taiko projektinio valdymo modelį. Tiesa, minėto daugiafunkcio centro biudžetas buvo viršytas, tačiau dėl objektyvių priežasčių. Projekto eigoje bendru susitarimu buvo didinamos žiūrovų vietos, koreguojami aukščiai, ozonuojamas vanduo. Pakeitimai daryti dėl kokybiškesnio galutinio rezultato, nes kol pastato statyba vyksta, tai ir medžiagos, ir įrangos atsiranda modernesnės. Tad kiek įmanoma, stengiamasi ne aklai laikytis statybos projekto, kuris per laiką gali būti morališkai pasenęs.
Su privačiu sektoriumi – netolygios sąlygos
„Aišku, net projektinio valdymo procese ne viskas einasi kaip per sviestą. Štai ir „Saulės“ mokykla buvo pastatyta per rekordiškai trumpą laiką, bet tokiuose daugiafunkciuose centruose svarbu ir įveiklinimas: išlindo sporto salės nuoma, erdvių priežiūros klausimai. Kartais ir projektinio valdymo komandose kažkas irgi prasprūsta pro akis“, – pastebi meras.
Tarptautinė patirtis rodo, kad tik 2 proc. projektų yra užbaigiami laiku ir taip, kaip planuojama. Manoma, kad rajono Savivaldybės rodiklis yra žymiai geresnis: bent 10 proc. projektų portfelio yra įvykdyta pagal planą. Kaip minėta, tai apsprendžia daug dalykų: projekto eigoje pasitaiko nemažai pokyčių, dažniausia jie yra objektyvūs. Apibūdindama tokį procesą mero patarėja pasinaudoja taiklia Administracijos direktoriaus Jevgenijaus Bardausko fraze: „Įsivaizduokite mus krepšinio aikštelėje: mes niekada negalime laimėti, nes ant kojų, rankų turime didžiausius svarmenis. Juk mums, viešajam sektoriui, galioja visi teisės aktai, visi viešieji pirkimai. Niekada nesužaisime vienoje lygoje su privačiu sektoriumi, neturime šansų tokiam pat greičiui.“
Mat nuo projekto idėjos inicijavimo iki pabaigos dažnai užtrunkama 3–4 metus: pirkimai – pusmetis, gerai dar, jei niekas neapskundė, projektavimas – pusantrų metų.
„O tuo metu teritorijos vystosi toliau, gyventojų skaičius keičiasi, tad kai ateiname į projekto įgyvendinimo finišą, per tą laiką jau kiek pokyčių aplinkoje yra įvykę. Tad vėl siekiame projekto atnaujinimo. Aš sveikinu tokius pokyčius, net jei jie galutiniame etape ir brangiau atsieina, betgi mes privalome reaguoti į nūdienos permainas“, – samprotauja T. Tuzovaitė-Markūnienė ir priduria, kad projektinio valdymo metu išmoktomis pamokomis yra pasidalijama – taip auga organizacija. Pavyzdžiui, Gargždų kultūros centras pasidalijo savo patirtimi su dabar rekonstruojamu Veiviržėnų kultūros centru.
Nerimastis – politinis sezoniškumas
Strateginio planavimo ir projektų valdymo skyriaus patarėja Virginija Juknienė pastebi, kad projektų portfelyje nėra lengvų projektų, jei vieni telpa į pinigus, kiti galbūt prasitęsia laike: „Bet tam ir yra projektinis valdymas, kad tuos pokyčius fiksuotų ir stebėtų, o po to – pasidalintų išmoktomis pamokomis su kitais projektais.“
„Mano įsitikinimu, tuos projektus, kuriuos esame pabaigę, galime vadinti sėkmingais. Kas dalyvaujame projektinio valdymo komandų darbe, nė sekundei neabejojame, kad tai Klaipėdos rajono savivaldybei buvo ir yra sėkmė“, – akcentuoja meras B. Markauskas.
Rajono vadovas atkreipia dėmesį, kad Vyriausybė visgi nėra įteisinusi projektų valdymo prievolės viešajame sektoriuje, o tai kelia pagrįstą nerimą dėl ateities. „Politinis sezoniškumas visgi yra grėsmė, kad pasikeitus politinei komandai kažkam gali ir mūsų Savivaldybėje pasirodyti, kad nereikia projektinio valdymo, nors tie, kurie dirba šiuo metodu, niekada nebenorėtų grįžti atgal“, – samprotauja B. Markauskas.
Tvaresni tikslai, kompetentingesni specialistai
Kaip yra formuojamos projektinio valdymo komandos rajono Savivaldybėje? „Projektinis valdymas tai yra atitinkamas standartas, kuriuo vadovaujantis inicijuojame, planuojame, vykdome, perduodame ir tuo pačiu kontroliuojame tam tikrą darbą. Kiekvienas Savivaldybės darbuotojas, jei mato, kad yra unikalus dalykas, o tam nėra patirties, reikia didesnės komandos, prisideda prie Savivaldybės strateginių tikslų – jis gali inicijuoti projektą. Šiuo momentu analizuojame įvairias alternatyvas ir taip sudarome komandą, į kurią įsilieja skirtingų sričių specialistai, kurie reikalingi norint pasiekti planuojamą rezultatą. Iš principo tai yra mūsų standartas, mūsų susitarimas, kaip mes darome. O susitarimas apima labai plačiai. Man atrodo, kad ypač didžiulį pokytį padarėme su suinteresuotomis šalimis dar prieš pradėdami inicijuoti kokį nors projektą“, – aiškina mero patarėja. Pavyzdžiui, būsimas Sendvario daugiafunkcis centras dar neturi programos, bet pagal metodiką jau tariamasi su įvairiomis grupėmis, siekiama išgirsti jų lūkesčius, galias.
„Tad projektinis valdymas yra ir rizikų, biudžeto, komunikacijos, laiko, žmonių išteklių ir t. t. valdymas, standartas – tai kompleksas priemonių, vaizdžiai tariant, mums padedantis pastatyti tiltą sutarta apimtimi, sutartu laiku, sutartu biudžetu“, – sako T. Tuzovaitė-Markūnienė.
„Netgi pastatyti tiltą nėra pats tikslas. O tikslas yra galimybė žmonėms iš vieno kranto patekti į kitą patogiai ir saugiai. Juk ir mūsų mokyklų pastatymas nėra vien pastatas. Pirmiausia mūsų tikslas yra platesnis ir tvaresnis, pavyzdžiui, Sendvario seniūnijoje užtikrinti gyventojams galimybę vaikus leisti į ikimokyklinio ir mokyklinio ugdymo įstaigą. Antra, projektinio valdymo svarba yra ta, kad projekto komandoje esančių specialistų kompetencijos plečiasi, nes projekto eigoje jie viską apie projektą girdėdami nuo a iki z įgyja naujas kvalifikacijas“, – akcentuoja B. Markauskas.
Komandų struktūros ypatumai
„Mes vadovaujamės tarptautine projektų valdymo metodika, projektų valdymo tvarkos aprašu, kiekvienais metais tobulinamės, nemažai darbuotojų žinias gilina projektų valdymo akademijoje, na, ir, aišku, jau kaupiame praktiką“, – aiškina rajono Savivaldybės Strateginio planavimo ir projektų valdymo skyriaus vyr. patarėja Virginija Juknienė, praskleisdama projekto valdymo organizacijos struktūros ypatumus, kurie galbūt sudėtingi nežinančiam rajono gyventojui.
Pirmiausia projektų portfelio komisija tai yra politinis lygmuo, priimantis strateginį sprendimą, žinoma, atsižvelgiant į Klaipėdos rajono savivaldybės tarybos sprendimus. Vadinamajai portfelio komisijai, kuri susideda iš projekto savininkų, pirmininkauja meras. Toliau svarbi struktūros dalis yra projektų valdymo tarnyba (PVT) – jai Savivaldybėje atstovauja minėto skyriaus vyr. patarėjos V. Juknienė ir Gintarė Pučkorienė. „Projekto savininkas su žmogiškųjų išteklių vadovais tariasi, kuriuos specialistus tikslingiausia įtraukti į projekto valdymo komandą. Siekiama, kad darbuotojai įvairiose komandose kuo mažiau kartotųsi. Šiuo metu Savivaldybės vykdomuose 15-oje projektų yra 60 komandos narių“, – informuoja V. Juknienė.
Įprasta, kad vadinamais projekto savininkais yra politinio pasitikėjimo mero komandos nariai – vicemerai arba mero patarėjai, o projekto vadovais būna arba stipriausias tos srities atstovas, arba įstaigos, susijusios su projektu, vadovas. Pavyzdžiui, Gargždų kultūros centro rekonstrukcijos vadovė buvo tos pačios įstaigos direktorė. „Patys įstaigų vadovai gi labiausiai suinteresuoti, nori greičiausio rezultato, jiems labiausiai visi projekto reikalai skauda“, – atkreipia dėmesį meras.
Mero patarėja T. Tuzovaitė-Markūnienė akcentuoja, kad projekto savininkas ir projekto vadovas labai glaudžiai bendradarbiauja rinkdamiesi komandos narius, planuodami projekto apimtį, terminus, biudžetą. „Kiekvienas projektas yra apimties, biudžeto, laiko susitarimas“, – pabrėžia pašnekovė. Kaip minėta anksčiau, deja, net detalūs susitarimai, įsipareigojimai ne visuomet garantuoja vykdomo projekto sklandžią įgyvendinimo eigą: lemia ir viešųjų pirkimų trukmė, ir rangovų galimybės bei gebėjimai, lemia ir iš anksto nenumatytos aplinkybės: pavyzdžiui, renovuojant atsiranda nenumatytų darbų arba atsiranda tvaresnių, šiuolaikiškesnių statybos medžiagų – tada siekiama pildyti projektą dėl kokybiškesnio galutinio rezultato.
Tarsi organizacijos ambasadoriai
Ar projektinio valdymo modelis, kuriame dalyvauja dalis Savivaldybės darbuotojų, juos motyvuoja finansiškai ar kaip kitaip? „Didesnė nauda yra atsirandanti atskaitomybė dalyvaujant projekte. Politiniame lygmenyje tai yra mero komandos žmonės, kurie įprastai yra projekto savininkai. Vadinasi, merui nereikia atskirai vis kažkam skambinėti ir teirautis, o jis kiekvieną dieną iš savo komandos narių gali gauti konkrečią informaciją apie projektą. Kalbant apie darbuotojus, mes kaip ir kiekvienoje organizacijoje susiduriame su komunikacijos stoka: štai, pavyzdžiui, gal ir paprašius kolegai kažką padaryti tas darbas kuriam laikui atidedamas. O kai esi projektinio valdymo komandos narys, kai projekto savininkas, vadovas suformuoja užduotį, yra tam tikros gairės, jau turi įgyvendinti, kad neatsiliktum nuo komandos“, – akcentuoja Administracijos direktorius J. Bardauskas. Pasak jo, kiekvienas darbuotojas yra tarsi savo organizacijos ambasadorius, o būdamas komandoje jis plečia savo akiratį įvairiose srityse. Sakykime, jei jis dalyvauja Mazūriškių darželio statybos projektinio valdymo komandoje, jam projekto reikalai tampa suprantami iš esmės, tuo jis dalijasi su savo šeima, ši galbūt su kitais žmonėmis. Tad iš lūpų į lūpas sklinda ir esminė žinia apie tai, ką veikia Savivaldybė, o nuveikti darbai – įgyvendinti projektai tampa Savivaldybės veiklos stabilumo įrodymu. „Dalyvaujamasis biudžetas, gyventojo kortelė, „Klaipėdos rajonas veža“ – tai naujovės, esame vieni pirmųjų šalyje tokius projektus įgyvendinę. Dabar mus pristato pavyzdžiu Lietuvoje, esame kviečiami į konferencijas dalintis savo patirtimi. Taip garsiname Klaipėdos rajono vardą“, – pastebi J. Bardauskas.
Savivaldybės Strateginio planavimo ir projektų valdymo skyriaus vyr. patarėja G. Pučkorienė neslepia, kad projektinio valdymo modelio diegimo procesas buvo gana sudėtingas: reikėjo suvaldyti žmogiškuosius išteklius, įrodyti tas naudas, kad iš to savitarpio susitarimo, taisyklių, bendro tikslo tikrai bus akivaizdesnis, kokybiškesnis rezultatas. „Kiekvieną dieną mokomės vieni iš kitų. Nei laiku, nei pinigais nebepasversi projektinio valdymo prasmės. Tiesiog komandos žmogui tai jau rūpi ir tikiuosi, kad projektinio valdymo kolegos niekada nebenorės grįžti“, – įsitikinusi G. Pučkorienė.
Pirmą lapkričio mėnesio ketvirtadienį minima Tarptautinė projektų valdymo diena. Klaipėdos rajono savivaldybė ir dar kelios viešosios institucijos yra Lietuvos projektų vadybos asociacijos nariai kartu su itin patyrusiais privataus sektoriaus projektinio valdymo atstovais. Ateinantį penktadienį pasidairyti pavyzdžių, pasisemti patirties projektinio valdymo mohikanai suvažiuos į Gargždų daugiafunkcį centrą. Tai irgi akivaizdus Klaipėdos rajono savivaldybės projektinio valdymo modelio pripažinimas šalies mastu.
Vilija BUTKUVIENĖ
Keletas projektų valdymo, įgyvendintų Klaipėdos rajono savivaldybėje, pavyzdžių
- Projektas „Gargždų miesto parko viršutinės dalies sutvarkymas“ – projektu siekta sutvarkyti Gargždų miesto parką ir sukurti patrauklią viešąją erdvę gyventojams. Įrengti nauji pėsčiųjų takai, vaikų žaidimų aikštelė, amfiteatras, apšvietimas ir nusileidimo laipteliai, sutvarkyti želdynai 20 ha plote. Projektas pagerino parko infrastruktūrą ir sudarė sąlygas gyventojų poilsiui bei kultūrinei veiklai. Projekto planuotas biudžetas padidėjo nuo 1,1 mln. Eur, galutinis 1,6 mln. Eur dėl kelių priežasčių. Projekto metu buvo rengiamas darbo projektas, o rangos darbų kaina buvo indeksuota atsižvelgiant į rinkos pokyčius. Be to, atlikti papildomi darbai – įrengti takai su apšvietimu prie muziejaus ir „Kranto“ progimnazijos, išasfaltuota vaikų žaidimų aikštelė, sutaisyti ir pakeisti įrenginiai, išbetonuota amfiteatro danga. Dėl tų pačių priežasčių projekto įgyvendinimo terminas nuo planuoto įgyvendinimo 2022 m. įgyvendintas 2024 m.
- „Klaipėdos rajono gyventojo kortelės įdiegimas“ – projekto metu sukurta ir įdiegta Klaipėdos rajono gyventojo fizinė kortelė bei mobili aplikacija, leidžianti gyventojams patogiau naudotis Savivaldybės įstaigų teikiamomis paslaugomis, gauti nuolaidas bei dalyvauti apklausose ir viešuose sprendimų priėmimuose. Projektas sėkmingai įgyvendintas per suplanuotus 9 mėnesius. Atliktas visas numatytas funkcionalumas, testavimai, užtikrintas sistemos suderinamumas su Savivaldybės informacinėmis sistemomis.
Pavyko pasiekti aukštą gyventojų susidomėjimą (šiuo metu kortele naudojasi beveik 14 tūkst. gyventojų) ir įdiegti realiai veikiančią, integruotą sistemą, kuri sudaro pagrindą tolesnei paslaugų skaitmenizacijai. Užbaigus projektą, darbai tęsiami, tobulinant aplikaciją ir plečiant jos taikymo sritis. Planuotas projekto biudžetas – 70 tūkst. Eur, faktinis biudžetas – 58,4 tūkst. Eur. - Projektu „Priekulės socialinių paslaugų centro infrastruktūros plėtra“ siekta padidinti Klaipėdos rajono gyventojams teikiamų socialinių paslaugų prieinamumą ir įvairovę. Įgyvendinant projektą suremontuotas 362,75 kv. m pastatas Naujojoje g. 5, Priekulėje, pritaikytas teikti dienos socialinės globos paslaugas asmenims su fizine negalia. Pagerintos darbo sąlygos centro specialistams, sukurtos naujos erdvės masažo, kineziterapijos ir relaksacijos paslaugoms. Įrengtos papildomos vietos leido išplėsti paslaugų gavėjų ratą ir užtikrinti aukštesnę paslaugų kokybę. Projekto įgyvendinimo terminas užsitęsė, nes pastatas yra kultūros paveldo objektas, todėl jo įgyvendinimas pareikalavo papildomų derinimų su Kultūros paveldo departamentu ir techninės dokumentacijos korekcijų. Suplanuotas biudžetas buvo 0,92 mln. Eur, įgyvendintas projektas už 1,08 mln. Eur, iš kurių 0,6 mln. Eur ES lėšos.
- Projektas „Klaipėdos rajono savivaldybės dalyvaujamojo biudžeto „Tavo idėja“ skaitmeninio įrankio įdiegimas“ – projektu siekta sukurti ir įdiegti skaitmeninį įrankį „Tavo idėja“, leidžiantį Klaipėdos rajono gyventojams patogiai teikti savo idėjas, balsuoti ir sekti jų įgyvendinimą. Iniciatyva skirta skaitmenizuoti dalyvaujamojo biudžeto procesą, užtikrinti skaidrumą ir sklandžią komunikaciją tarp Savivaldybės ir gyventojų. Projektas įgyvendintas per trumpesnį nei planuota laikotarpį – 3 mėn. anksčiau. Biudžetas planuotas 50 tūkst. Eur, iš kurių 39 tūkst. ES lėšos.
- Projektas „Klaipėdos rajonas veža“ – šiuo projektu siekta užtikrinti LR Vyriausybės ir Socialinės apsaugos ir darbo ministerijos nutarimų įgyvendinimą, susijusį su gyventojų judumo ir pavėžėjimo paslaugų teikimu Klaipėdos rajono savivaldybėje. Projektu sukurta ir įdiegta pavėžėjimo paslaugų sistema „Klaipėdos rajonas veža“, leidžianti organizuoti keliones gyventojams, neturintiems galimybių savarankiškai pasiekti viešojo transporto ar gydymo įstaigų. Projektas įgyvendintas per 14 mėn., suplanuotas biudžetas 377 tūkst. Eur, faktiškas panaudojimas 337 tūkst. Eur.
P. S. Klaipėdos rajono savivaldybėje šiuo metu yra 15 projektų, kurie vykdomi pagal projektų valdymo standartą.
