Savivaldybės administracijoje – LEAN šluota
Įprastai pavasaris – talkų metas. Dažniausiai matome besidarbuojančiuosius lauke, tačiau šįkart žvilgsniai krypsta į Klaipėdos rajono savivaldybės administracijos pastatą. Iš čia lauk buvo vežama šūsnis nebetarnaujančių ir per daug metų prikauptų daiktų. Mat Klaipėdos rajono savivaldybės administracija dalyvauja projekte, kurio metu diegiama LEAN vadybos metodų sistema.
Tvarkant darbo vietas teko atsisveikinti su aktualumą praradusiais dokumentais, knygomis, nebereikalingais baldais ir pan.
Palengvins „kliento kelią“
Klaipėdos rajono savivaldybės administracijos Viešųjų ryšių ir bendradarbiavimo skyriaus vedėja Ernesta Badalova informavo, kad svarbiausias LEAN tikslas – padidinti Savivaldybės paslaugų teikimo greitį ir kokybę bei sutrumpinti ir palengvinti „kliento kelią“, taip pat sumažinti laiko, lėšų iššvaistymus.
Vienas iš šiuo metu įgyvendinamų LEAN metodikos metodų yra 5S metodas. 5S metodo esmė – organizuota ir struktūrizuota darbo vieta, tiek fizinė, tiek elektroninė, kuri mažina laiko ir išteklių švaistymus bei padeda dirbti efektyviau.
Išklausius teorinius mokymus, Administracija pokyčius pradeda įgyvendinti realiai. Pirmieji 5S metodą fizinėje darbo vietoje įgyvendino Savivaldybės vadovai ir Tarybos ir mero sekretoriatas. Planuojama, kad iki birželio mėn. pabaigos 5S metodas bus įgyvendintas visoje Administracijoje.
„Pradėjus tvarkytis atsisakyta perteklinių kanceliarinių priemonių kabinetuose: jos perkeliamos į vieną vietą, kur bus prieinamos visiems skyriams. Taip pat naikinami daug metų kaupti ir vertės neturintys dokumentai, įvairūs popieriai, lankstinukai, taip atlaisvinama vieta kabinetuose, atsiranda ir senų perteklinių spintų, lentynų. Centralizuojama spausdinimo sistema – kabinetuose spausdintuvų nebelieka, kiekviename aukšte pastatyta po vieną spausdintuvą darbuotojams“, – dėstė pokyčius E. Badalova. Anot jos, visas fizinės darbo vietos organizavimas leis dirbti efektyviai, reikiamus dokumentus rasti greičiau, mažinti priemonių ir laiko iššvaistymus. Lygiagrečiai tvarkomos ir el. darbo vietos – struktūrizuojami ir organizuojami dokumentai kompiuteriuose, el. paštuose. Šiuo metu tvarkomas vidinis serveris.
Atsisakė nereikalingų daiktų
„Iš tiesų 5S metodo įgyvendinimas parodė, kiek daug nereikalingų daiktų kaupiame“, – pastebėjo Klaipėdos rajono savivaldybės administracijos direktorius Artūras Bogdanovas. Jis pasakojo, kad susitvarkius dirba efektyviau, greičiau, padaugėjo net erdvės. „Kai šį metodą įgyvendinsime visuose padaliniuose, tikrai galėsime ilgai nepirkti kanceliarinių priemonių, perteklinę per daug metų susikaupusią įrangą, pavyzdžiui, spausdintuvus planuojame perduoti įstaigoms, kurioms jų reikės, dėl įvairių per metus sukauptų knygų, greičiausiai, tarsimės su biblioteka. Jau dabar matome, kad atsiras ir daug nebenaudojamų baldų, kuriuos teks išmontuoti. Taip kabinetuose atsiras daugiau erdvės“, – neabejoja A. Bogdanovas. Jo nuomone, darbuotojai, dirbantys prie švaraus stalo, erdvesniuose ir neapkrautuose kabinetuose dirbs efektyviau, negaiš laiko ieškodami dokumentų, nešvaistys kanceliarinių priemonių. Tvarkingos darbo vietos pagerins ir emocinę būseną, o svarbiausia, kaip rodo praktika versle, padidins darbo našumą.
Penktadienį 5S metodą realiai pritaikė dar 4 skyriai: Architektūros ir teritorijų planavimo, Bendrųjų reikalų, Viešųjų ryšių ir bendradarbiavimo, Strateginio planavimo ir projektų valdymo.
KOMENTARAS
- Bendrųjų reikalų skyriaus vedėja, sertifikuota vidinės 5S ekspertė Rūta ZUBIENĖ: „Pastebėjome, kad 5S metodo įgyvendinimo Administracijoje pradininkų – Savivaldybės vadovų ir Tarybos ir mero sekretoriato – pavyzdys įkvėpė ir kitus skyrius tvarkytis. Džiugina, kad darbuotojai net nelaukdami savo skyriui skirtos 5S metodo įgyvendinimo dienos jau tvarkosi. Sulaukiame nemažai skambučių iš darbuotojų, kurie klausinėja, kaip teisingai susitvarkyti darbo vietą, nes 5S metodo esmė – ne tik ją susitvarkyti, kad darbo vieta būtų vizualiai tvarkinga, bet susitvarkyti taip, kad darbo vieta būtų patogi, daiktai ir dokumentai greitai surandami. Kiekvienas daiktas turi turėti savo, tik jam skirtą vietą. Jau turime darbuotojų, kurie pagal 5S metodą susitvarkė ir savo namus.
Kadangi esu viena iš 5S metodų eksperčių, teko fizinę darbo vietą pagal šį metodą susitvarkyti ir man. Taip sutapo, kad pradėjus mokytis šio metodo, teko kraustytis iš vieno kabinetą į kitą. Tai pirmąjį daiktų surūšiavimą bei nereikalingų daiktų išmetimą įvykdžiau persikraustydama. Į naująjį kabinetą atsikrausčiau vos su keliomis bylomis. Tačiau naujame kabinete radau ne vieną nereikalingą darbui daiktą ir bylų su aktualumą praradusiais dokumentais arba dokumentais, kurie dubliuojasi, tai yra tiek kompiuteryje, tiek popieriniame variante. Įkurtuvių džiaugsmo paskatinta per kelias savaites susitvarkiau savo naująją darbo vietą kasdien peržiūrėdama esamas dokumentų bylas, susitvarkydama stalčių po stalčiaus, lentyną po lentynos. Susitvarkymo rezultatas mane nepaprastai džiugina, nes dabar mano kabinete yra tik kasdieniam darbui reikalingi daiktai. O iš tiesų jų daug nereikia, nes šiuo metu mūsų pagrindinis darbo įrankis kompiuteris ir telefonas. Atrodo, net lengviau kvėpuoti kabinete ir energija švaresnė sklando.“
Agnė ADOMAITĖ
Klaipėdos rajono savivaldybės administracijos nuotr.
